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Home Office na Inovatech

31/03/2020

Hoje completamos 15 dias de home-office na nossa empresa, e decidi escrever este post para compartilhar um pouco de nossos erros e acertos com outros empresários que lideram pequenas e médias empresas assim como eu.

Fase 1 – A tomada de decisão – o que deu certo e o que precisou de adequação.

Eu e meus sócios tomamos a decisão de trabalhar remotamente no dia 12 de março, aproximadamente 1 semana antes das medidas oficiais do governo. Naquele dia a BOVESPA estava experimentando mais um “circuit break” e percebemos que deveríamos agir rápido para preservar nossa equipe.

O escritório da Inovatech é um open space onde todos (do CEO ao estagiário) trabalham em bancadas iguais e próximas. Além disso, os postos de trabalho são rotativos, e temos uma densidade de ocupação bem alta, o que caracteriza um alto potencial de contágio.

Naquele momento não havia nenhuma orientação oficial para quarentena, portanto por nossas próprias convicções decidimos criar uma hierarquia para trabalho remoto, para que todos pudessem tomar suas decisões de em que momento iriam para casa. A hierarquia foi:

  1. Pessoas que obrigatoriamente deveriam ir para casa: pessoas com contato diário com idosos, pessoas que viajaram de avião, pessoas com sintomas / doença pré existente;
  2. Pessoas que seriam fortemente encorajadas a trabalhar de casa: pessoas com uso intensivo de transporte público ou que frequentavam aglomerações, por exemplo os estagiários que ainda estavam em aula;
  3. Pessoas com facilidade para trabalhar em home-office.

Comunicamos a equipe na sexta-feira dia 13/03 às 14h, e na segunda-feira de manhã tínhamos 75% de nossa equipe já trabalhando em home office. Esta agilidade para que tudo acontecesse foi graças à nossa infraestrutura de trabalho, fruto de investimentos grandes nos últimos anos, que listo abaixo:

  • Servidor na nuvem e uso de plataformas online para a gestão da equipe;
  • Telefonia VOIP, bastou levar os telefones para casa e eles continuavam funcionando;
  • 87% do parque de computadores são laptops, o que facilitou muito a mobilidade das equipes;

Ao longo da primeira semana de home office tivemos que resolver alguns problemas que não previmos inicialmente:

  • Nem todos os nossos colaboradores tinham internet de alta velocidade em casa, e tivemos que ajustar isso subsidiando por 90 dias a contratação em alguns casos;
  • Nossa responsável administrativa financeira trabalha em desktop e não sabia como configurar o computador em casa – contratamos uma empresa de TI para fazer toda a configuração do computador e telefone na casa dela para permitir o home-office;
  • Alguns de nossos softwares demandam o uso de pendrives para validação da licença, e como são usados por mais de um colaborador tivemos que desenvolver um protocolo de otimização de seu uso e transporte de um lugar para o outro por motoboy, com devidas medidas de higienização.

 

Fase 2 – A primeira semana – adaptação de todos

A primeira semana de home office foi um grande processo de adaptação, e minha principal preocupação era com a ansiedade de todos.

Naquela semana (de 16 a 20/03) o pânico se instalou, prefeitura anunciando calamidade pública, bolsa despencando, primeira morte por conta do COVID e uma incerteza gigantesca. Dediquei boa parte do meu tempo a estudar e filtrar o maior número de informações possível, além de estar em contato constante com meus sócios e clientes para entender como todos estavam lidando com a situação.

Os aprendizados que tiramos da primeira semana liderando a equipe remotamente foram:

  • Deixei objetivos muito claros para todos, para que cada um se organizasse da sua própria maneira. Não faz sentido controlar ponto num momento como esse, apesar de termos encontrado uma maneira de atender à CLT neste período, pois prezamos muito pelo atendimento rigoroso à legislação;
  • Ficar olhando portais de notícias de meia em meia hora tirava a minha energia e me deixava confuso. Ao longo da primeira semana fui percebendo que bastava olhar as notícias uma ou duas vezes ao dia. O resto do tempo era desperdício;
  • Whatsapp NÃO é uma maneira eficaz de comunicação em trabalho remoto. A quantidade de besteiras que comecei a receber de pessoas que infelizmente estavam sem trabalho ou que achavam que estavam de férias era gigantesca, e tirava meu foco. Passei a ligar para minha equipe, pois assim como no escritório levanto de minha mesa e vou conversar com as pessoas, eu passava a mão no telefone e ligava para as pessoas. Numa ligação consigo sentir o tom de voz, dialogar, puxar aquela prosa fiada sobre algo mais e, principalmente, saber se minha equipe estava bem psicologicamente;
  • Rotina de home office NÃO é igual rotina de escritório. Quando estamos em casa as distrações são muitas, e é um erro achar que vai dar para fazer exatamente a mesma coisa que se faz no escritório. Decidi criar uma rotina diferente em casa, abrindo pequenos espaços para ficar com meus filhos, escalonando telefonemas e calls para horários específicos do dia, parando para almoçar nos horários certos e tudo mais. Um outro erro cometido por alguns de nós foi extrapolar (e muito) as horas de trabalho, justamente por conta da facilidade de alternância entre trabalho e lazer. A ausência de horário definido para lazer e horário definido para trabalho pode ser uma armadilha, levando facilmente para o stress.

Todas as sextas-feiras fazemos uma reunião com a empresa toda, e desta vez fizemos uma reunião por video-conferência onde cada um mostrou o seu home office para a equipe, foi uma oportunidade super bacana para descontrairmos um pouco.

 

Fase 3 – A segunda semana – caindo a ficha do isolamento

Nesta semana os mercados estavam mais calmos, a construção civil havia sido considerada atividade essencial e o mercado dava sinais de que o impacto não tinha sido tão grande. Fechamos vários contratos com novos clientes, e percebemos uma vontade muito grande do mercado de continuar produzindo, o que nos deixou muito felizes.

Entretanto, nesta semana a minha principal preocupação foi com a minha equipe, pois ficou claro para mim e para todos que a quarentena será longa. Meus aprendizados nesta semana foram:

  • Conversar com a equipe também sobre assuntos que não sejam de trabalho. Quando estamos no escritório sempre saímos para almoçar e falamos de amenidades, de coisas da vida e tudo mais. Na Inovatech criamos vínculos de amizade entre os colaboradores, e tive uma preocupação grande pois os momentos de descontração começaram a não existir. Nós sócios passamos a ligar para a equipe para saber como estavam, e isso nos fez muito bem. Espero que tenha feito bem para a equipe também;
  • Criamos um grupo para jogos online. Nossa equipe gosta muito de jogar online, e criamos uma rotina de happy hour e jogos as sextas-feiras à noite. Participa quem quer, e quem não participou se diverte com as centenas de mensagens trocadas no grupo de whatsapp que criamos (aqui usado como lazer);
  • Incentivamos atividades físicas e tomar sol. Por incrível que pareça, coisas simples como tomar um solzinho (e aumentar a imunidade) passam a ser atividades não tão triviais quando se está confinado, e incentivamos todo mundo a fazer esporte, se alimentar bem e tomar sol durante a quarentena. Na reunião semanal de sexta-feira todo mundo contou como estava sendo sua nova rotina, inclusive descobrimos que bate sol às 15:14h na sala de uma de nossas colaboradoras. Descobrimos também como os nossos colaboradores que passaram a economizar de 2 a 3 horas por dia com deslocamento estavam utilizando seu tempo, sempre de maneiras produtivas como atividade física ou est Ficou aqui uma reflexão de como será a Inovatech após a quarentena, mas isso é para outro post…

O resultado da segunda semana foi bastante positivo, com as equipes mantendo a produtividade em alta e também com um astral muito bom, porém o grande aprendizado foi que temos uma atividade social muito grande com nossos colegas de trabalho, e é fundamental que o líder da organização estimule e promova os contatos sociais com a equipe. Muitas vezes fazemos isso sem perceber no dia-a-dia do escritório, mas quando todo mundo está remoto a tendência é só falar com as pessoas sobre trabalho, esquecendo de que temos vínculos que precisam ser mantidos mesmo que em quarentena.

 

Conclusão: Cultura empresarial depende de muito esforço em tempos de crise

Minha conclusão foi de que dediquei muito mais tempo do que imaginava para manter a cultura da Inovatech viva nestas últimas duas semanas, pois percebi que muitas coisas que fazia de maneira automática quando estávamos todos fisicamente juntos demandam maior atenção neste momento. E graças à uma equipe fantástica que está mandando muito bem nas entregas eu consigo me dedicar a um assunto que deveria estar na prioridade de todos os CEO’s no momento: o bem estar psicológico das equipes.

 

Por Luiz Henrique Ferreira.