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Produtividade em reuniões: imagem mostra pessoa com relógio no punho controlando o tempo

Produtividade em reuniões

05/12/2019

Como ter ganhos concretos de tempo em encontros de trabalho? Confira 7 dicas que ajudam a tornar esses momentos mais eficientes e ágeis

 

Por Luiz Henrique Ferreira

Um dos principais gargalos de tempo em reuniões é a falta de foco, isto é, de um bom planejamento. Minha experiência em incontáveis encontros com clientes ao longo desses anos na Inovatech me levou, naturalmente, a entender o que funciona e o que não funciona.

Muita gente reclama de reuniões longas, cansativas e pouco produtivas. Como falamos bastante por aqui sobre produtividade, hoje quero compartilhar um pouco sobre 7 pontos que fazem toda a diferença quando o assunto é reunião de trabalho (e que procuro aplicar aqui no escritório):

1- Pontualidade é essencial

Parece óbvio, mas, para muita gente, ser pontual para iniciar e também para encerrar uma reunião ainda é um grande desafio. Se o assunto é produtividade em reuniões, conquistar esse comprometimento é fundamental.

2- Prepare uma pauta bem definida

É preciso planejar quanto tempo vai durar aquela reunião e quantos assuntos cabem nela. Para isso, é fundamental ter uma pauta bem definida, com tempos estimados para cada tema.

Ao planejar a reunião, é possível filtrar os assuntos e elencar somente aqueles que realmente fazem sentido para aquele momento. Dessa forma, se for o caso, será possível deixar alguns assuntos para reuniões posteriores.

Aqui, vale dizer que nem sempre uma reunião precisa durar 1 ou 2 horas. Quebrar reuniões em slots menores, de 10 ou 15 minutos (por que não?), pode ser uma boa alternativa.

3- Compartilhe material prévio com os participantes

Enviar material prévio, para que cada participante possa ler antes da reunião, é uma boa maneira de torná-la mais produtiva. Isso é especialmente importante quando se trata de uma reunião maior, com mais projetistas, mais pessoas da equipe.

Para ser honesto, enviar o material não é garantia de que as pessoas irão ler – o que, aliás, é um grande desafio. Mas, quando isso ocorre, a reunião acaba fluindo de maneira muito mais fácil.

4- Estabeleça um mediador

Outro ponto importante é a figura do mediador. Toda reunião precisa ter alguém conduzindo os assuntos e levando a reunião adiante, fazendo um trabalho de secretariado.

Em reuniões grandes, muitas pessoas falam e, em geral, cada uma delas tende a achar que seu assunto é muito importante. Cabe ao mediador fazer as interrupções necessárias para que a reunião flua conforme o planejamento.

5- Prefira reuniões menores

Pequenas reuniões, com objetivos mais claros e menos assuntos tendem a ser mais produtivas. Hoje, com a tecnologia de videoconferência, nem todas as reuniões precisam ser presenciais. Isso evita o custo de deslocamento e faz todo mundo economizar tempo.

É muito melhor fazer 4 reuniões de 15 minutos cada uma e uma reunião maior por mês, do que ficar fazendo reuniões longas que não vão resolver muita coisa. Lembre-se que o foco é produtividade em reuniões.

6- Fique atento ao encadeamento das decisões

Por conta das fragmentações do mercado, os especialistas estão, na verdade, cada vez mais superficiais, porque dependem do outro especialista para tomarem decisões. Por isso, muitas vezes esse encadeamento das decisões acaba travando as reuniões e obrigando o grupo a deixar a decisão para uma próxima reunião, o que é terrível.

A dica, então, é prever antecipadamente esse encadeamento das decisões: quem depende de quê e quando. Com isso definido, é possível economizar bastante tempo avançando com pequenas reuniões intermediárias.

7- Celular, não

Infelizmente, vivencio em muitas reuniões participantes distraídos. Estou cansado de ver reuniões absolutamente improdutivas, em que as pessoas estão de corpo presente, mas cada uma no seu mundinho, resolvendo outros assuntos ou se distraindo com o celular.

Portanto, celular tem que ficar fora das reuniões. Deixe com alguém que tem autonomia para atender para você e, se surgir algo urgente, você sai da reunião e atende. Isso tem muito a ver com produtividade, mas também demonstra respeito em relação ao seu interlocutor.